Le Professeur Allan H. Young, conférencier au colloque, avait déjà participé à des congrès multi-villes. D’après lui : « Un auditoire dispersé dans des villes multiples peut poser des difficultés technologiques et pâtir d’une interaction de nature moins personnelle, mais a le mérite de réunir de nombreux spécialistes et d’atteindre un plus grand auditoire simultanément. Ce qui s’avère plus pratique, plus économique et favorise une plus grande synergie. Les participants à distance, tout comme les organisateurs, profitent des avantages offerts par ce type d’événement. »

Les participants, composés d’un groupe de 200 spécialistes à Mexico et de 450 autres médecins éparpillés dans 12 villes mexicaines, pouvaient tous assister à la conférence et participer aux débats et aux cas cliniques à part entière par le biais d’une connexion satellite. Un service de chat allié à un système de vote électronique (avec résultats instantanés) leur permettait de répondre à des questions et d’en poser en temps réel.

Le système de PowerVote, utilisé pour promouvoir l’interactivité durant ce colloque multi-villes complexe, a permis à tous les participants de répondre à des questions, dont les résultats étaient rapportés instantanément aux orateurs qui pouvaient aussi comparer les réponses des 13 villes. Avec le service de chat, le congrès a ainsi bénéficié de débats animés, malgré la dispersion géographique des membres de l’auditoire.

Les participants et les orateurs étaient tous très positifs sur l’utilisation de la technologie. Le Dr Manuel Sánchez de Carmona, Président de la section mexicaine de l’International Society for Bipolar Disorders (ISBD), animait le colloque. Selon lui, « les réunions multi-villes, telles que le Taller Satelital en Psiquiatría, ne peuvent se contenter d’une simple présentation filmée. Grâce à la connexion par satellite, les médecins sont activement inclus dans la réunion, où qu’ils se trouvent.

Lors du Taller, ils ont été très impressionnés par la technologie et étaient très contents de pouvoir interagir de cette façon. Tout au long de la journée, j’ai fait mon possible pour que l’auditoire à distance se sente aussi impliqué dans la conférence que l’auditoire principal à Mexico. »

Une organisation minutieuse, un briefing détaillé, la formation des conférenciers sur l’utilisation des technologies et la présence d’un bon service technique, comme c’était le cas pour le colloque multi-villes au Mexique, font partie des facteurs clés pour garantir le succès de tels événements médicaux, qui dépendent de la technologie pour impliquer leurs participants. Le Dr Manuel Sánchez de Carmona ajoute : « Il est essentiel de préparer une robuste liste de questions qui soient pertinentes pour les intervenants et pour les participants, afin que les technologies interactives demeurent un outil productif. Le vote est un moyen très efficace pour déterminer les connaissances d’un auditoire sur des sujets particuliers, que ce soit dans le cadre de l’enseignement ou de réunions. »

Le Pr Young conclut : « L’utilisation du système PowerVote a été un atout lors du Taller Satelital en Psiquiatría. Il a permis à l’auditoire de se sentir impliqué et de participer à distance, ce qui a donné un événement plus intéressant. Le vote est un outil puissant lors de colloques médicaux avec des sites satellites dispersés géographiquement, tout comme l’est une connexion permettant de poser des questions en direct. »

Interview de Christophe Jacob, Responsable Communication HSBC Technologies & Services.

Pouvez-vous décrire ce que sont « les Mystères HTS » ?
C’est tout simplement un quizz destiné aux 180 managers et cadres responsables d’équipes chez HTS (HSBC Technologies & Services). Il s’agissait de tester leurs connaissances concernant l’actualité et les enjeux HTS, à partir de 10 questions de complexité variable. Ce quizz s’est déroulé de manière ludique, dans un climat détendu et convivial. Ce n’était pas un examen ! D’ailleurs, certaines questions étaient plutôt des clins d’œil décalés ou drôles.

Pourquoi avoir choisi la solution de boîtiers de vote ?
Auparavant, nous utilisions des vidéos pour animer nos réunions, mais la vidéo reste une présentation statique qui n’induit pas d’interactivité, qui ne sollicite pas une réaction directe de la part des participants. Or, nous voulions dynamiser nos réunions, obtenir un feed-back en direct et mesurer l’efficacité de notre communication. Ce que permet effectivement le système de vote électronique de Powervote… et en plus, il ajoute une touche ludique et originale à la réunion !

Comment avez-vous découvert Powervote ?
De la manière la plus naturelle… en effectuant une recherche sur Google !

Que tirez-vous comme conclusion de cette 1e utilisation ?
Beaucoup de points positifs… J’ai été séduit par la simplicité de la mise en place du dispositif : c’est vraiment rapide et facile ! Et surtout, le système est très souple : par exemple, on a pu modifier en direct la procédure de vote, sans aucune difficulté et en quelques instants. Si je dois résumer en quelques mots, je dirais que cette solution de vote interactif est efficace, souple, légère, et d’un bon rapport qualité-prix.

Envisagez-vous d’utiliser à nouveau le système de vote Powervote ?
Oui, c’est évident… En moyenne, nous aurons l’occasion de l’utiliser une ou deux fois par an dans des contextes différents. Avec l’expérience des Mystères HTS, j’ai constaté que donner un boîtier de vote aux participants, cela casse la routine de la réunion ! Le fait de pouvoir intervenir de manière ludique, stimule leur intérêt et renouvelle leur attention.

A propos de HSBC
HSBC, un des plus importants groupes bancaires à l’échelle internationale, regroupe environ 10000 collaborateurs au sein de sa filiale française. Au-delà des services bancaires, le groupe propose une gamme de services et produits au niveau du financement, de l’investissement, de la gestion d’actifs et des assurances. ]]> http://www.powervote.com/etudes-de-cas-formation-interactive/hsbc/feed 0 http://www.powervote.com/etudes-de-cas-formation-interactive/astrazeneca-presentation-de-produit#utm_source=feed&utm_medium=feed&utm_campaign=feed http://www.powervote.com/etudes-de-cas-formation-interactive/astrazeneca-presentation-de-produit#comments Tue, 21 Sep 2010 10:16:42 +0000 PowerVote http://www.powervote.com/?p=3052 « En nous appuyant sur notre réseau de vente, nous voulions réaliser des sessions informatives locales pour les médecins avec l’objectif d’actualiser leurs connaissances sur les nouveautés du produit. Cependant nous voulions que les réunions soient agréables et novatrices ; notre intention était de transmettre les messages fondamentaux du produit de façon très claire. A la suite d’une présentation, nous commencions un jeu interactif par équipes. Nous leurs proposions des questions sur la discussion et elles votaient la réponse correcte », explique Ricardo Gonzalez, chef de produit Nexium chez AstraZeneca Pharmaceutique Espagne.

Pour faciliter la mécanique, chaque délégué qui participa au projet reçu un kit Powervote composé de 10 boîtiers de vote électronique, la clé USB (récepteur) pour la connexion sans fil entre le récepteur de votes et les boîtiers de l’équipe, ainsi qu’un guide d’utilisation basique et la présentation qu’ils devaient faire aux clients.

La formation aux outils technologiques des délégués d’AstraZeneca résultant très hétérogène, Powervote mis au service des intéressés un call center disponible de 9h à 21h pour permettre aux utilisateurs et employés qui avaient des doutes de les résoudre par téléphone. « Pour dire toute la vérité, ceci nous a rassuré au moment de la mise en place du projet », a reconnu Ricardo Gonzalez.

Deux étapes

La préparation de ce projet pour AstraZeneca s’est déroulée en deux étapes distinctes. Selon François Bouquillon, Directeur Commercial de Powervote Espagne, la première étape était « une ébauche des lignes générales de la formation, quels genres de présentation ils pourraient développer pour les médecins et le jeu interactif qui serait mis en place ». Pour la seconde étape, Ricardo Gonzalez a rejoint le projet, apportant une vision plus concise sur les besoins des délégués. « Au total, la planification du projet a duré trois mois, incluant les réunions entre les différentes parties afin de donner une orientation correcte à l’outil interactif Powervote, et un mois supplémentaire de déploiement ».

L’évaluation de ce projet par les délégués de l’entreprise pharmaceutique a été très satisfaisante, selon Ricardo Gonzalez. « Ils ont été surpris de l’implication des médecins durant le développement du jeu. Ceci est très important car il ne faut pas oublier qu’il y a de nombreux laboratoires qui organisent comme nous des sessions informatives, c’est donc indispensable que les médecins se sentent bien par le biais de sessions sympathiques et originales ».

De la même manière, pour mesurer la qualité des réunions, « nous leur avons fait remplir un questionnaire dans lequel était inclus une question concernant Powervote. Toutes les réponses étaient positives et encourageantes ».

Concernant le futur, Ricardo Gonzalez précise son intention de continuer à travailler conjointement avec Powervote sur d’autres projets. « J’ai l’expérience, pour avoir utilisé le système interactif de Powervote de façon active en réunions internes, et je sais qu’il fonctionne vraiment bien. De plus, il peut s’ajuster parfaitement à nos besoins en y intégrant le contenu que nous voulons, comme par exemple de savoir à quel pourcentage nous avons été capable de transmettre les messages aux participants ».

Vous avez testé le système de vote PowerVote lors de votre dernier événement, le 18 mars 2010, lors des EuraTechnologies dans le cadre des Nords IT Days
Effectivement, nos conférenciers ont pu utiliser ces boîtiers de vote électronique pour leurs présentations et nous avons pu obtenir un feedback immédiat de l’audience, autrement qu’à main levée. Les équipes de PowerVote nous ont aidé  à concevoir des présentations PowerPoint interactives. Nous leur avons envoyé les présentations 4 jours avant et ils nous ont finalisé les diapositives. Ensuite, le jour « J », un technicien s’est déplacé et a tout mis en place pour nous. Les intervenants se sont concentrés sur leur présentation et sur l’obtention des votes.

Aviez-vous déjà  utilisé un système de vote similaire ?
Non et nous avons été surpris tout d’abord par l’aspect, très esthétique du boîtier de vote, parce que l’on s’attendait plutôt à un gadget technologique complexe. Son design est efficace et fournit tout de suite une image professionnelle. Ensuite, l’utilisation des boitiers étant intuitive, la courbe d’apprentissage du public a été très rapide.

Qu’est-ce que PowerVote a apporté à l’événement que vous organisiez ?
L’interactivité de la présentation a permis une meilleure assimilation du contenu, qui était assez complexe. L’une des présentations montrait un concept d’auto-évaluation. Il a donc été possible de tester directement le modèle théorique avec le modèle obtenu par les votes électroniques des participants. C’est d’autant plus intéressant pour nous que les résultats sont disponibles après et nous pouvons les utiliser pour nos statistiques et nos recherches.

Et si c’était à refaire ?
Si c’était à refaire, nous pensons même aller plus loin dans les questionnaires et pourquoi pas construire entièrement des présentations interactives, basées sur un échange avec l’audience. Il nous serait possible, grâce à ce système de vote de présenter les concepts encore plus pointus et complexes.

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