En un mundo en el que la tecnología está presente por todas partes, hablar de interactividad parece una obviedad. Pero la interactividad ha hecho posible que las distancias físicas se diluyan, permitiendo no solo la celebración de encuentros en una única sala, sino también en múltiples lugares al mismo tiempo y evitar así desplazamientos de ponentes o participantes.
Entrevista a Victor Herrero, del departamento de producción de Euro RSCG de la División de Salud

¿Qué importancia tienen las reuniones interactivas en el mundo de los eventos?

En el mundo de la salud las reuniones interactivas tienen mucha incidencia y relevancia. La mayor parte de los eventos que hacemos son o bien con la red de ventas de algún producto farmacéutico, o bien con médicos. En ambos casos es muy importante, porque cuando nuestros clientes optan por realizar una reunión lo que buscan es comprobar si han adquirido los conocimientos que se esperaba y conocer, de manera inmediata, el feed-back de los participantes ante la información que les aportamos.

Las reuniones interactivas con redes de ventas es uno de los sectores más propicio porque como están varios días seguidos durante muchas horas, es importante que las reuniones sean no solo más dinámicas sino más amenas, con por ejemplo una dinámica de juego interactivo.

A la hora de llevar a cabo un evento, ya sea una reunión, un road show o una simple presentación, ¿son conscientes los clientes de las posibilidades que se abren con el uso de tecnologías interactivas?

Por norma general, no. Normalmente, nosotros somos quienes proponemos este tipo de reuniones para darle un plus los encuentros y hacerlos más amenos. Pero en ocasiones vienen de una reunión internacional y son ellos los que nos piden cosas que desconocemos.

¿Desde cuándo la interactividad se ha incorporado a las reuniones que organizan?

Más o menos desde hace un par de años. Antes prácticamente no se utilizaban herramientas interactivas como los mandos de voto, pero ahora tienen un fuerte empuje. El último año se han multiplicado por ocho. Actualmente, entre el 30% y el 40% de las reuniones que celebramos son interactivas, sobre todo en la rama de Healthcare Life, pero también en la de Medical Education.

La proliferación y mejora de dispositivos electrónicos de toda índole, desde teléfonos inteligentes hasta tabletas o mandos de voto, ¿hará que en el futuro todas las reuniones sean per se interactivas?

Al menos en nuestro caso, apunta a que sí. Cada vez son más los clientes que nos piden que hagamos votación interactiva a través del iPad. Es por donde van a ir las líneas del futuro, porque los laboratorios están cada vez más equipados. Ya sea por web, con mandos de votación, smartphones o iPads, la interactividad siempre será bienvenida mientras permita reuniones más amenas, respuestas inmediatas y una información valiosa para nuestros clientes.

Organizado por la Asociación Mexicana de Psiquiatría y patrocinado por AstraZeneca, el simposio incluyó presentaciones de expertos nacionales e internacionales, entre ellos las del Dr. Manuel Sánchez de Carmona, presidente de la filial mexicana de la Sociedad Internacional de Trastornos Bipolares (ISBD), el Dr. Mark A. Frye, Director del Departamento de Psiquiatría y Psicología, de la Clínica Mayo, EE.UU., y el profesor Allan H. Young, presidente de Psiquiatría, Director del Centro de Salud Mental del Imperial College de Londres, Reino Unido.

El profesor Allan H. Young, ponente principal en el simposio, ya tenía experiencia a la hora de hacer presentaciones multi-sitio. Según Young: “Una audiencia dispersa puede presentar dificultades técnicas y parecer menos personal. Reunir a muchos especialistas y llegar a más individuos en una sola sesión logra una mayor sinergia , es más conveniente y además rentable. Por otro lado, beneficia tanto a los participantes a distancia como a los organizadores de los eventos.”

En el simposio participaron 200 especialistas en la Ciudad de México y otros 450 facultativos dispersos en 12 ciudades mexicanas clave, que siguieron el proceso en vivo vía satélite. De esta manera, pudieron participar activamente en los debates y los casos clínicos gracias a un servicio de chat que les permitió hacer preguntas en tiempo real, votar de manera electrónica para responder a las preguntas y obtener al instante información sobre los votos emitidos.

La tecnología PowerVote se utilizó para facilitar la interacción con el público en este complejo contexto multi-sitio. El sistema de votación permitió a todos los participantes responder una serie de preguntas, con el resultado de la votación inmediatamente retroalimentado a los ponentes, que también pudieron comparar las respuestas de las 13 ciudades. A pesar de que la audiencia se hallaba geográficamente dispersa, el debate resultó muy interesante, gracias al chat. Tanto el público como los ponentes valoraron positivamente el uso de la tecnología.

El Dr. Manuel Sánchez de Carmona, presidente de la filial mexicana de la Sociedad Internacional de Trastornos Bipolares (ISBD), fue el encargado de moderar el simposio. Según su experiencia, “los eventos multi-sitio deben basarse en algo más que una presentación filmada”. A su juicio, la conexión vía satélite durante el Taller Satelital en Psiquiatría permitió que los especialistas participasen de lleno en la reunión, independientemente de su ubicación física. De hecho, reconoce que “quedaron muy impresionados con la tecnología. Durante todo el día, traté de asegurarme que el público que se encontraba a distancia se sintiera involucrado en el proceso de la misma forma que la audiencia principal de la ciudad de México.”

Los factores claves de éxito para los simposios médicos dependen en gran medida en la tecnología para involucrar a sus audiencias; se basan en una organización y planificación minuciosa, formación de los ponentes para que usen adecuadamente las tecnologías y un buen soporte técnico, como fue el caso del simposio multi-situ en México. El Dr. Manuel Sánchez de Carmona añade además que “la preparación de una buena lista de preguntas pertinentes, tanto para los ponentes como el público, es fundamental para asegurar que las tecnologías interactivas sigan siendo unas herramientas valiosas. Votar es muy efectivo, ya sea en reuniones generales o de carácter formativo o para determinar el conocimiento del público sobre temas específicos. “

El profesor Young concluye: “El uso del sistema PowerVote fue un elemento muy positivo en el Taller Satelital en Psiquiatría. Esto permitió que el público se sintiese incluido y pudiese participar de forma remota, lo que hace que el evento sea más interesante. El voto es una herramienta poderosa para facilitar simposios médicos con sitios satélites en varios lugares, como un enlace para permitir a las preguntas que se las pregunte. “

PowerVote ha personalizado para los Perfumes Christian Dior el juego Shopping Race

El juego Shopping Race de Christian Dior simula una tienda de departamentos donde los participantes se ponen en el papel de los clientes. De esta manera, los jugadores pueden comprar más o menos productos Dior en función de su desempeño al responder preguntas de opción múltiple.

El juego personalizado ofrece al Departamento de Formación de los Perfumes Christian Dior un medio divertido y efectivo para validar los conocimientos adquiridos por los participantes durante la gira.

La solución ha sido elaborada por PowerVote para la conferencia de Vinci Construction 2011, que reunió a los 90 mayores directivos europeos del grupo. Esta aplicación innovadora para iPad y tabletas PC fue utilizada como una plataforma para presentar las distintas empresas del grupo Vinci a la audiencia, así como para compartir contenidos desarrollados por los participantes durante los talleres de la conferencia. Los iPads y el software PowerVote también se utilizaron para que los directivos pudiesen responder a preguntas con respuestas múltiples en directo y compartir instantáneamente los resultados a través de gráficos y estadísticas.

El Grupo Vinci es la empresa de construcción e ingeniería civil más importante de Francia. Tiene oficinas en todo el mundo y ofrece una experiencia global en diseño, financiamiento, ejecución y mantenimiento de proyectos de construcción y desarrollo.

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Implicaron en el año 2011 a una audiencia global de 25.000 empleados de ventas y distribuidores, que tuvieron que ser informados, formados y probados en las características de los nuevos productos. Esta formación involucraba sesiones presenciales y en cada evento entre 10.000 y 15.000 participantes, durante un período de 3 meses.

Para tales eventos a gran escala, la preparación es clave. Tanto la gestión de los especialistas participantes como la coordinación del proyecto on-site de la compañia Comware rogaron un sistema de votación que promoviera la interacción con el público y permitiera la retroalimentación y evaluación. El sistema de votación interactivo PowerVote fue rápidamente elegido como la mejor solución para el programa de formación de Mercedes-Benz gracias a su facilidad de uso, la plena integración en el software Microsoft y la fuerza de su soporte técnico.

Antes de los eventos, Comware trabajó en estrecha colaboración con el Mercedes-Benz Global Training, parte del Daimler AG Group, para transformar el contenido de la formación en presentaciones interactivas multilingües que ofrecería un barómetro de la opinión pública con preguntas sobre el producto, así como probar la conocimientos adquiridos como resultado de la formación. Estas presentaciones fueron traducidas en 21 idiomas diferentes para el programa de formación global.

Las sesiones de votación se llevaron a cabo en 12 talleres, cada uno con hasta 360 mandos de votación.
Antes de los eventos, Comware fue responsable de la formación de los formadores de Mercedes-Benz en el uso del sistema PowerVote, lo que les permitió usarlo por su cuenta. Esto redujo las necesidades de soporte técnico a un mínimo y promovió una interacción más directa entre los formadores de la marca y sus grupos individuales.

Una vez que la votación fue realizada, los resultados individuales fueron importados en una herramienta basada en la web programada por Comware. Los resultados se mostraron a través de informes en tiempo real en línea, trayendo beneficios distintos a la formación, tales como:

• Los resultados de la votación se discuten inmediatamente dentro de los grupos, contribuyendo a una mejor adquisición de conocimientos entre los participantes
  
• Ciertos temas podían ser revisados ​​al instante si los resultados destacaban mala comprensión entre los participantes
• Gracias al sistema PowerVote, los participantes han participado plenamente en el proceso de formación, lo que lleva a una mejor asimilación y retención del contenido del curso.

Tras varios meses de uso para los eventos formativos de Mercedes-Benz, Christian Kleffmann, Gerente de Proyecto en Comware, dijo: “Hemos encontrado PowerVote como un sistema interactivo de votación muy fiable y robusto. Esta experiencia positiva nos ha convencido definitivamente de confiar en la solución PowerVote de nuevo en futuros contratos. ”

Acerca de Comware
De propiedad alemana, Comware TeilnehmerManagement se especializa en soluciones para la organización y gestión de eventos de gran escala, que abarcan desde la administración y desarrollo de software a proyectos de coordinación y apoyo en el lugar. Fundada en 1990, la compañía gestiona eventos nacionales o internacionales que pueden involucrar a un público de 500 a 50,000 asistentes.

Según la encuesta “Fuentes primarias: los profesores americanos en las escuelas de Estados Unidos”, realizada por la Scholastic Inc, el mayor editor y distribuidor mundial de libros para jóvenes, y la Fundación Bill & Melinda Gates, entre 40.490 docentes de escuelas públicas norteamericanas con alumnos de primaria, la tecnología basada en la información se ha convertido en una herramienta absolutamente esencial para mejorar el rendimiento estudiantil. Únicamente el 12% de los profesores encuestados aseguró que los libros de texto tradicionales ayudan a mejorar el rendimiento académico de los estudiantes y sólo un 6 por ciento dice que los libros de texto atraen a los estudiantes hacia el aprendizaje.

Los profesores afirman que los libros de texto por sí solos no promueven el pensamiento crítico y el razonamiento a alto nivel, sino que más bien sirven para que los alumnos aprendan de memoria y a memorizar datos. Tal vez por esta razón, los profesores sugieren complementar el uso de libros de texto con trabajos que requieran el uso de recursos adicionales y estimulen a los alumnos a hacer juicios de valor y demostrar el aprendizaje obtenido.

Además, los profesores consideran que tanto los recursos digitales como en otro tipo de soporte, resultan herramientas de gran importancia a la hora de involucrar al alumno en el aprendizaje y contribuir así en su desarrollo académico. Un 57% de los encuestados reconoció que los recursos digitales y programas basados en web animan a los alumnos a aprender, y un 44% al desarrollo académico. También otros métodos como las revistas en papel y libros que no son de texto son vistos por los docentes norteamericanos como herramientas poderosas para involucrar a los alumnos y ayudarles a su desempeño académico.
En cualquier caso, los docentes participantes en la encuesta consideran que contar con tecnología en el aula es una de las claves para involucrar a los nativos digitales y prepararlos para el mercado global.

Otro dato interesante que destaca el estudio es la oposición de los maestros a los exámenes estandarizados como única forma de medir el rendimiento estudiantil. En general, los profesores consideran que existen múltiples métodos para valorar este rendimiento. Los datos no dejan lugar a dudas: un 92% de los entrevistados para el estudio entiende que es absolutamente esencial la evaluación continua, mientras que un 89% califica esta metodología como muy importante.

¿Por qué? Porque de esta manera es posible identificar a los alumnos que necesitan algún tipo de seguimiento escolar. Al menos un 75% de los profesores reconoce que utiliza muy a menudo la información sobre el rendimiento de los alumnos; el 71% para diferenciar la enseñanza y el 64% para modificar los planes sobre las lecciones. Otro 64% reconoce que igualmente utiliza a menudo la información que se consigue a través de las evaluaciones continuas para entablar debates y charlas sobre los rendimientos de alumnos con los propios estudiantes o con sus padres, así como con otros profesores del mismo centro.

En cualquier caso “la evaluación debería basarse en diversas medidas, incluidas las evaluaciones formativas, el rendimiento en las tareas de clase y la participación en clase, junto con las pruebas estandarizadas”, puntualiza el estudio.

• La votación online: Cuestionarios, encuestas, evaluaciones pre y post-formaciones, incentivos … e-PowerVote es una potente solución de consulta y recogida de votos a distancia. Sin moverse de su oficina, gestione sus preguntas y su lista de destinatarios, seguir en tiempo real y de forma confidencial las sesiones de votación realizadas por cada participante desde su navegador, incentive a los rezagados, siga las tendencias o modifique los informes de las reuniones …
• La explotación de resultados: Envíe automáticamente el resultado de las votaciones realizadas via mandos a ePowervote, consolide miles de resultados, analice y compare la evolución de la tasa de éxito, por participante, por cuestionario, por pregunta, por tema , edite en MS Excel con un solo clic informes completos con gráficos, fichas individuales de resultados, etc.

Cuando el doctor Luis Gómez, gerente de enlace médico y coordinador de presentaciones de Amgen México, descubrió las posibilidades que otorgan los mandos de voto de PowerVote, tomó conciencia de que un nuevo mundo de posibilidades se abría para los múltiples eventos y reuniones que este laboratorio realiza de forma habitual. Tal vez uno de los aspectos que más le llamó la atención fue la capacidad de interacción que el sistema facilita. “Cuando un médico da una conferencia, los asistentes ponen interés o no. Pero cuando utilizan PowerVote están obligados a atender y a responder sobre lo que se les está explicando, especialmente si se citan casos clínicos. Hay una interacción que no se existe cuando únicamente se habla“, señala Gómez.

Esta interacción, a juicio del gerente de enlace médico y coordinador de presentaciones  de Amgen México, facilita que fluya la información entre ponentes y audiencia. “Y permite conocer el punto de vista de los asistentes sobre cualquier tema. Asimismo, los médicos se sienten con entera libertad a la hora de contestar, puesto que las respuestas son anónimas“.

Según Gómez, los encuentros en los que se utilizan los mandos de PowerVote  sirven de acicate para llamar la atención antes y durante el evento. Con anterioridad, “porque cuando anuncias que la reunión tiene un carácter interactivo aumenta el interés por participar. Y durante el evento porque cuando los asistentes se ven con los mandos crecen sus expectativas por lo novedoso y lo innovador que supone“.

Amgen adquirió a principios de año 20 mandos para cubrir las necesidades primarias en las presentaciones que habitualmente hace la compañía a los médicos. Desde entonces el uso de los votadores ha sido intenso. “Los hemos utilizado en más de veinte ocasiones, en reuniones peer to peer y en toda clase de eventos, incluido un congreso. Cuando las reuniones son de más de 10 personas tratamos siempre de ofrecer a los ponentes los mandos”, explica.

Según reconoce el Dr. Gómez, las presentaciones que más atraen y gustan a los médicos son aquellas en las cuales se tratan casos clínicos, “porque en ocasiones tienen la oportunidad de interactuar en las propuestas terapéuticas”.

Dependiendo del tipo de evento que el laboratorio prepare, las reuniones siguen uno u otro esquema. “Normalmente se programa algo básico sobre la patología que se vaya a tratar, utilizando los mandos para saber el nivel de conocimiento que tiene al respecto la audiencia. Luego se hacen preguntas directas y específicas”, puntualiza.

A la hora de programar las reuniones el Dr. Gómez cree que es muy importante, en primer lugar, una buena presentación, de forma que se pueda justificar el uso de la herramienta. Y, en segundo lugar, mostrarle y practicar con el ponente las utilidades de los mandos, “para que haya una buena dinámica durante el evento”.

Durante los tres días que dure el salón, 3.100 expositores de más de 90 países recibirán la visita de 8.300 personas entre Hosted Buyers, visitantes profesionales y prensa. Además, durante la feria se celebrarán 50 sesiones de formación, incluyendo seminarios dirigidos a asociaciones y agencias, así como numerosos eventos de networking.

Al igual que en la pasada edición, PowerVote dispondrá de un stand en el certamen para mostrar a los participantes del EIBTM la utilidad que tienen los mandos en todo tipo de eventos y reuniones. La tecnología desarrollada por PowerVote ha convertido los mandos en una herramienta indispensable para aumentar la productividad de los eventos, independientemente del número de participantes de éstos.

EIBTM es una oportunidad para expandir su red de contactos, encontrarse con colegas del sector y hacer nuevos negocios, y le proporciona un entorno dinámico de negocios que le ayudará a moldear el futuro del sector a través del liderazgo y las últimas tendencias.

Emprender un negocio siempre entraña dificultades y retos. El primer paso que hay que dar es averiguar si uno tiene madera de emprendedor y saber si se está dispuesto a asumir riesgos. Utilizando los mandos interactivos de PowerVote,  Eduardo Daswani, director de El @rte de servir y conferenciante experto en comunicación y TICs, ha elaborado un método que permite realizar a los emprendedores un autodiagnóstico de su propio perfil.

Daswani, gran conocedor del sistema PowerVote, está coordinando la actividad Teatro Emprendedor, en colaboración con la Revista Emprendedores. Se trata de una serie de sesiones formativas dirigidas a emprendedores, para poner a prueba su proyecto empresarial frente a otros proyectos. Una propuesta novedosa en la que Daswani sorprende a los asistentes con los mandos de votación interactivos y una serie de preguntas, de manera que los emprendedores se convierten, sin saberlo, en los actores de la obra de teatro.

“Con la votación electrónica interactiva localizamos entre todos los emprendedores al mejor candidato y proyecto, de manera que se convierta en protagonista de la sesión. El público opina y toma decisiones en tiempo real”, asegura el  director de El @rte de servir.
Este tipo de técnicas basadas en la improvisación teatral ayuda al emprendedor a despertar su espíritu empresarial, “y a afrontar con seguridad  y confianza los retos que se encontrará en el devenir de su aventura empresarial”, puntualiza Daswani.

La primera sesión del Teatro Emprendedor se celebró el día 7 de octubre en Cantabria, con motivo del Día del Emprendedor, ante un auditorio de 80 personas. El día 19 de octubre Daswani dará una conferencia y utilizará los mandos interactivos en el Hotel Tryp  Melilla Puerto, en Melilla. Y el día 27  en el Centro Europeo de Empresas e Innovación de Navarra.